Personal Kanban
Auch wenn ich mir im Moment nicht vorstellen kann, dass ich mir selbst ein persönliches Kanban-Board bastele, kann ich viele Vorschläge aus dem Buch aus Erfahrung ebenfalls empfehlen. Worum geht’s da? Es gibt zwei Grundregeln, mehr nicht:
- Arbeit visualisieren
- Nicht zuviel gleichzeitig anfangen
Das Ganze funktioniert mit einer Art Tabelle (Kanban-Board), in dem die Spalten den Phasen eines Arbeitsablaufs entsprechen (z. B. „bereit“, „in Arbeit“, „fertig“). Dahinein trage ich dann auf Klebezetteln aufgeschriebene Aufgaben auf (=visualisieren). Jetzt nur noch für jede Spalte ein Limit überlegen (z. B. nicht mehr als 3 Aufgaben gleichzeitig in Arbeit haben), und dann lässt sich ein interessanter Effekt beobachten: Die Aufgaben erledigen sich schneller, als wenn sie entweder ungeordnet und wild durcheinander oder gar gar nicht erledigt werden.
Wieso funktioniert das?
Personal Kanban unterstützt die Funktionsweise des Gehirns, z. B. das Bedürfnis, Aufgaben zu beenden. Offene Aufgaben kommen uns penetrant und aufdringlich immer und immer wieder in den Sinn. Und nochmal. Und immer nochmal. Und immer… immer noch…. immer noch nicht fertig… Das trägt zu geistiger Überlastung bei. Personal Kanban sorgt für die gewünschten Abschlüsse und belohnt so das Gehirn, das den Abschluss von Aufgaben durch das Sichtbarmachen deutlich wahrnehmen kann und das dafür sorgt, dass wir Befriedigung durch das Beendigen empfinden – eine Belohnung in chemischer Form, so ähnlich wie die Ausschüttung von Glückshormonen.
Was bei „zuviel und gleichzeitig“ sonst noch so im Gehirn nicht mehr nebenbei funktioniert, das erklären die Autoren sehr, sehr blumig und doch außerordentlich anschaulich. Ansonsten ist das Buch auch handwerklich gut gemacht. Die gerade erklärten Prinzipien ergänzen die Autoren durch jeweils einen Abschnitt „Realitätscheck“. Darin steht, wo Hindernisse lauern könnten und wie es in der Praxis trotzdem funktionieren kann. Vorbildlich!
Was mir nicht gefiel: Die komischen Comics oder Cartoons. Sie tragen aus meiner Sicht nicht zum besseren Verständnis und auch nicht wirklich zur Unterhaltung bei. Könnte man auch weglassen… Insgesamt könnte das Buch auch noch straffer sein, es wirkt eher geschwätzig. Aber das hängt vielleicht auch damit zusammen, dass ich mich schon länger mit Kanban beschäftige. Für Einsteiger*innen mag es ganz gut sein, dieselben Prinzipien immer wieder mit anderen Worten und mit weiteren Beispielen und in ähnlichen Zusammenhängen nochmal zu lesen, um schnell den Kern der Sache zu erfassen.
Leider sind die Bilder (meist Fotos von Kanban-Boards) nicht durchnummeriert, und auch ein Bezug im Text fehlt. Ist bei fast allen Darstellungen nicht so tragisch, aber einmal war ich doch kurz irritiert. Blöd auch die Tabelle, die Eigenschaften oder Effekte von Personal Kanban denen von Todo-Listen gegenüberstellt („befreiend“ vs. „Angst einflößend“ – naja, das klingt doch eher nach Küchenpsychologie…).
Am Ende schließt sich die Klammer, die Kernaussagen tauchen noch einmal in anderer Formulierung auf: „Arbeit, die man nicht sieht, lässt sich nicht kontrollieren“ und „Wir können nicht mehr Arbeit machen, als wir bewältigen können.“ Das Geheimnis liegt nicht in diesen lange bekannten Erkenntnissen, das Geheimnis liegt darin, sie geeignet anzuwenden und umzusetzen.
Mein Lieblingszitat aus dem Buch (nicht repräsentativ ;-)
„Wir züchten Drachen, damit unsere Helden sie erlegen können.“
(Das soll in etwa heißen, dass man sich selbst Arbeit generiert, statt die Arbeit zu erledigen, die wirklich notwendig ist.)
Fazit: Gefällt nicht nur mir sehr gut, sondern auch Birgit. Aber Achtung: Ist mit Arbeit verbunden – tun musst Du’s selbst!
Themen
- Vorteil gegenüber üblichen Todo-Listen u.ä.
- Erweiterung der altbekannten Dringend-Wichtig-Matrix
- Prioritäten darstellen bzw. Priorisieren unterstützen
- einfachste Metriken (z. B. SWB-Box – „subjektives Wohlbefinden“)
- Personal Kanban zum Mitnehmen – das Taschenboard
Jim Benson und Tonianne DeMaria Barry: „Personal Kanban. Visualisierung und Planung von Aufgaben, Projekten und Terminen mit dem Kanban-Board“. dpunkt 2013. 29,90 EUR (D) / 30,80 EUR (A). ISBN 978-3-89864-822-6.
Es gibt auch eine Website zu Personal Kanban: www.personalkanban.com.
Und Jim Bensons Website zu „Evolving Web“ findet Ihr unter http://ourfounder.typepad.com.
Maria
Autor: 
Das Buch ist erfreulich dünn, keine schwere Schwarte. Es stellt sowohl dar, wo es Probleme gibt, wenn die Dokumentation vernachlässigt wird, als auch den Benefit einer angemessenen Doku und in welchen Fällen eine gute Doku dem Team hilft. Außerdem verrät es, wie man lästigen Overhead beim Erstellen und Pflegen minimiert.
