Rundum-Schlau-Paket

Pragmatisches IT-Projektmanagement

Softwareentwicklungsprojekte stehen im Spannungsfeld zwischen Anforderungen, Technologien, Risiken und Kosten. In diesem Buch wird das praxiserprobte Vorgehen „PITPM“ vorgeschlagen. Der Vorschlag basiert auf dem PMBOK® Guide, einer vom Project Management Institute (PMI) herausgegebenen Sammlung von „Best Practices“. Die Autoren übertragen die Essenz des Guide auf die Anforderungen der Softwareentwicklung, ergänzen hilfreiche Werkzeuge und zeigen die praktische Anwendung.

Um dem Gedanken des pragmatischen Projektmanagements noch mehr zu entsprechen, wurde der Durchführungsphase deutlich Gewicht verliehen. Zusammen mit innovativen Werkzeugen wie der geführten Stakeholderanalyse entsteht so ein brauchbares Handbuch für die Praxis.

Nach den Beschreibungen der verschiedenen Projektphasen folgt ein eigenes Kapitel „Implementierung eines Vorgehensmodells“. Wer im Bereich Projektleitung, IT-Management, Produktmanagement oder Softwareentwicklung sowie Softwarearchitektur arbeitet, findet auf jeden Fall interessante Anregungen. Die Checkliste für die Projektinitialisierung (S. 64) zeigt ein lebendiges Beispiel, das leicht auf die eigene Situation übertragen werden kann. Und darüber hinaus sind sämtliche Vorlagen (per Creative Commons 4.0 Lizenz) als Download zu haben: www.pitpm.net. Wer sich registriert, hat Zugriff u. a. auf einen „Projektmanagementplan“.

Das Buch ist leicht verständlich, gut erklärt, gut strukturiert und nachvollziehbar gegliedert. Als roter Faden dient der Projektlebenszyklus. Die Anlehnung an den Standard BPMN für die Grafiken erleichtert das Verständnis. Auch der Kurzüberblick über verschiedene Vertragsformate (für Dienstleistungen, Zulieferung…) hilft bei der Einschätzung, was man wo einsetzen kann. Dazu gehören Festpreisverträge, Time & Material etc.

Natürlich gibt es einen Abschnitt zu Projektmanagementsoftware, neben MS Project werden auch freie Software wie Openproj oder Openworkbench genannt. Und für das Teambarometer verraten die Autoren, wo es ein Onlinetool dazu gibt: http://teampoll.de.

Zu den vorgestellten Werkzeugen erklären die Autoren nicht nur die Anwendung, sondern nennen auch Nachteile, Notwendigkeiten und Freiheitsgrade, z. B. für die PERT-Dreipunktschätzung. Praxiswissen beweist auch dieser Tipp: Den Projektauftrag so lange bearbeiten, bis er von allen Seiten abgeklopft ist. Sind offene Punkte bekannt, die nicht frühzeitig geklärt werden, tauchen sie meist später „in unliebsamer Form“ wieder auf… Wie wahr!

Das beiliegende Poster stellt in BPMN dar, wie der Projektprozess abläuft. Die Phasen und verschiedene Aspekte wie Kosten, Zeit, Risiko, Qualität, Softwareentwicklungsschleifen, Integration und Team finden dort ihren Platz. Das Poster beantwortet in Kurzform die Frage, was wann zu tun ist. Neben der Prozessmodellierung zeigt das Poster außerdem, welches Artefakt (z. B. Anforderungsliste, Teambarometer, Arbeitsauftrag…) in welcher Phase aktuell ist und was damit zu tun ist: Erstellen, überarbeiten, nutzen, fertigstellen…

Allerdings: Leider, leider, leider ist alles auf dem Poster sehr, sehr, sehr, sehr klein geschrieben. Winzig. Dabei wäre genug Platz, um eine etwas größere Schrift zu verwenden. Also: Bäh Layout! Besser ist das Layout im Buch (außer bei den Prozessmodellausschnitten, die Texte sind dort noch kleiner…), vor allem die Marginalien finde ich hilfreich.

Der Anhang enthält kurze Beschreibungen der bekanntesten Projektmanagementzertifikate. Dies bietet eine gute Übersicht, es sind treffende und kurze Definitionen. Damit ist mir als Leserin eine eigene Einschätzung dieser Zertifikate möglich.

Für die im normalen Projektablauf nicht vorgesehenen Probleme hat das Autorentrio einen weiterführenden Literaturtipp: „Turn Around. Wenn Projekte kopfstehen und klassisches Projektmanagement versagt“ von Roger Dannenhauer, Torsten J. Koerting und Michael Merkwitza. Nett mitgedacht, eine Lösung für Lösungen, die nicht in diesem Buch zu finden sind. Empfehlungen zu vertiefender Literatur gibt’s noch mehr, z. B. „Projektmanagement – Erfolgreicher Umgang mit Soft Factors“ (Zürich 2011 vdf Hochschulverlag AG an der ETH).

Fazit: Fundiert und tatsächlich pragmatisch

Themen

• PMBOK® Guide (klassischen und agil)
• Projektphasen, Projektkontrollpunkte
• Projektrollen
• Projekt- und Leistungsumfang
• Aufwandsschätzung
• Risikoanalyse und -plan
• Projekauftrag
• Projektteam und Stakeholder
• Projektmanagementplan
• Kommunikation
• Grobanforderungen
• Anforderungsanalyse (inkl. Change-Request-Prozess-Plan)
• Feinspezifikation
• Qualitätsplan
• Priorisieren
• Release- und Iterationsplan
• Ressourcenplan
• Abnahme Projektplanung
• Statusbericht und Kosten
• Tests, Abnahme und Einführung
• Projekt abschließen
• Projekterkenntnisse
• Team ausplanen
• Projekt beenden, Abschlussbericht etc.
• Implementierung eines Vorgehensmodells

Plus: Anhang mit Überblick über die bekanntesten Projektmanagementzertifikate mit IT-Relevanz, u. a.

• IPMA
• PRINCE2
• iSQI und IREB
• Scrum: CSPO und CSM
• PMI®: PMI-ACP®, CAPM®, PgMP®

Niklas Spitczok von Brisinski, Guy Vollmer und Ute Weber-Schäfer: „Pragmatisches IT-Projektmanagement. Softwareentwicklungsprojekte auf Basis des PMBOK® Guide führen“. dpunkt 2014. 39,90 EUR (D) / 41,10 EUR (A). ISBN 978-3-86490-045-7 .

Praxisorientiertes IT-Risikomanagement

IT ist immer öfter DER entscheidende Faktor für Geschäftsmodelle. Diese Entwicklung eröffnet einerseits Chancen, birgt andererseits aber auch Risiken. Die Abhängigkeit von der IT steigt und die Komplexität nimmt zu. Deswegen empfiehlt sich ein IT-Risikomanagement, das alle Fachdisziplinen ergänzt und koordiniert, die bereits IT-Risiken betrachten und behandeln.

Das Buch beschreibt die Grundlagen des IT-Risikomanagements. Es gibt Antworten auf aktuelle Fragen zum Umgang mit Risiken aus Virtualisierung, Cloud Computing und mobiler Nutzung. Der Autor stellt mögliche Organisationsstrukturen für das IT-Risikomanagement und die Elemente des IT-Risikomanagement-Prozesses vor. Dabei erläutert er gängige Methoden sowie den Einsatz von Werkzeugen und Dokumenten anhand von Praxisbeispielen. Verschiedene Vorschläge geben Anregungen, wie das Ganze operativ umgesetzt werden kann. Die Einführung und das Management des IT-Risikomanagements, sowohl in IT-Projekten als auch in der IT-Organisation, sind Schwerpunkte des Buchs.

Die Einteilung in verschiedene Risikokategorien verhilft direkt mal zur ersten Risikoübersicht: IT-Systeme, SW, Daten/Informationen, IT-Prozesse und -Betriebsabläufe, organisatorische Regelungen, IT-Ressourcen und Personen/Organisationseinheiten. Zur Übersicht des Buchs trägt bei, dass zu Beginn der Kapitel in einem Kasten die Kernthemen dieses Kapitels aufgelistet sind, in Form einer Fragenliste. Prima, da weiß ich gleich, welche Antworten ich wo finde. Das zieht sich durch: Der Schreibstil bietet häufigen Einsatz von Frage-Antwort-Formulierungen – gelungen, das regt das Hirn zum Mitdenken an.

Die prägnanten Definitionen sind treffend und gut zu verstehen. Praxishinweise auf den Punkt liefern Erklärungen, warum etwas tatsächlich hilfreich ist. Gut, damit kann ich relativ leicht und schnell entscheiden, was davon ich in meinen Projekten einsetzen will und was ich mir näher ansehe. Für den breit angelegten Werkzeugkasten liefert der Autor eine Tabelle, die zeigt, welches Werkzeug wo eingesetzt bzw. bedingt eingesetzt werden kann. Mit kurzer Beschreibung, mögliche Nachteile werden auch skizziert. Bei Empfehlungen und Beispielen unterscheidet der Autor zwischen kleineren Unternehmen und Konzernen. Wichtig, danke dafür.

Die geneigte Leserin findet im Buch übrigens überdurchschnittlich viele Beispiele, etwa einen komprimierten Risikobericht mit Ampelsymbolik. Hier geht Übersichtlichkeit vor Details. Darüber hinaus helfen anschauliche Anwendungsbeschreibungen der abstrakten Methoden und Werkzeuge. Sehr, sehr gut, um auch mal zwischendurch im Buch zu stöbern oder gezielt Themen nachzuschlagen.

Kurze und knappe übersichtliche Handlungsempfehlungen in Tabellenform ergänzen die gute Gliederung, z. B. zum Thema „Aufbau und Erhalt eines IT-Risikobewusstseins“. Und sogar das gibt es: Der Autor bemüht sich redlich, gendersensitiv (bzw. geschlechtsneutral) zu formulieren. Vorbildlich!

Für mich spannend war auch, dass der Risikobegriff hier sehr umfassend betrachtet wird. Aufgemerkt habe ich z. B. bei der Idee, die IT-Risikoakzeptanz zu dokumentieren. Zielführend ist die Methoden- und Werkzeugliste für die Aufgabe der Identifikation von IT-Risiken.

Gibt es auch etwas zu meckern? Nicht viel. Schön wäre noch, wenn – oh ja! – bitte in der nächsten Auflage farbige Abbildungen sind, damit die Farbsymbolik (z. B. die Ampelfarben) auch sichtbar wird.

Der Ausblick auf Trends „Wie könnte es weitergehen?“ zeigt mögliche künftige Themen, so dass Überraschungen in der Zukunft weniger hart zuschlagen. Stichwort: Vorbereitet sein. Insgesamt liegt hier erstklassige und gewohnt gute dpunkt-Qualität vor, eine Freude für das Rezensentinnenherz.

Fazit: Kommt ins Regal, mit Sicherheit

Themen

• Wahrscheinlichkeit und Risiko
• IT-Risikobewusstsein
• IT-Risikokultur
• IT-Risikoneigung und IT-Risikoakzeptanz
• IT-Risikopolitik
• IT-Risikomanagement
• Enterprise Risk Management
• Risikomanagement in IT-Projekten
• Organisationsstrukturen
• Rollen und Gremien
• Qualifikation
• IT-Risikomanagement-Prozess
• Organisation des IT-Betriebs
• Zentraler und dezentraler Betrieb
• Outsourcing und Outtasking
• Cloud Computing
• Unzulänglichkeiten, Fehler und Ausfälle
• Angriffe
• Notfälle und Katastrophen
• Mobilgeräte
• Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen
• Das interne Kontrollsystem in der IT

Matthias Knoll : „Praxisorientiertes IT-Risikomanagement. Konzeption, Implementierung und Überprüfung“. dpunkt 2014. 44,90 EUR (D) / 46,20 EUR (A). ISBN 978-3-89864-833-2.

Retrospektiven in der Praxis

Retrospektiven sind eine tragende Säule eines erfolgreichen agilen Veränderungsprozesses und eines der wichtigsten Werkzeuge, um die notwendigen kulturellen Veränderungen in einer Organisation zu initiieren und zu begleiten. Aber nicht nur im agilen Kontext sind Retrospektiven eine wertvolle Hilfe. Sie können überall dort eingesetzt werden, wo ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess etabliert werden soll, z.B. in Lessons-Learned-Workshops im traditionellen Projektmanagement oder in Change-Management-Prozessen. Retrospektiven sind immer dann sinnvoll, wenn man auf Basis des Vergangenen mögliche Veränderungen erarbeiten will.

Beim Retrospektivenphasenmodell weist der Autor auf die hohe Relevanz der Einstiegsphase („den Boden bereiten“) hin – also auf das Einstimmen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer auf die Arbeit in der Retrospektive. Und auf das Festlegen der Spielregeln. Das Einzige, was ich mir dazu noch wünsche, ist: Wie geht man mit Schwierigkeiten um, die in dieser Phase auftreten können? Definitiv etwas für die nächste Auflage.

Ähnlich wie ein Framework stellt das Retrospektivenphasenmodell ein Gerüst dar, in dessen Rahmen das konkrete Vorgehen auf verschiedene Weise implementiert werden kann. Das geschieht in Form von Aktivitäten, die am eigenen Bedarf ausgerichtet werden müssen. Hierzu nennt das Buch Praxistipps und passende Quellen sowie weiterführende Literatur, z. B. www.plans-for-retrospectives.com mit dem „Retr-O-Mat“. Der gefällt mir insbesondere wegen seines spielerischen Charakters. Man dreht am Rad, um sich Methoden für die Phasen vorschlagen zu lassen. Gefällt nicht? Nochmal am Rad drehen, schon gibt’s neue Vorschläge. Und was gefällt, lässt sich mit einer ID versehen, für den späteren Gebrauch.

Etwas geärgert habe ich mich darüber, dass der Begriff „Facilitator“ imho überstrapaziert wird. Er steht für nichts anderes, als jede gute Moderatorin eh schon leistet. Es ist unnötig, hier auf einem neuen Begriff zu bestehen, nur um des Begriffs willen. Es macht das Lesen unnötig umständlich, da immer dieser kurze Moment des Zögern eintritt („äh… achja, er meint Moderator…“). Wie gesagt, im Grunde unterscheidet sich das … wie heißt es dann… Facilitieren(?) nicht vom herkömmlichen Moderieren. Selbst die angewandten Methoden (hier: „Aktivitäten“) sind nicht neu. Nur die Fokussierung auf die spezielle Blickrichtung ist das Alleinstellungsmerkmal.

Abgesehen davon, kann ich feststellen: Da weiß jemand, wovon er spricht. Der erfahrene „Facilitator“ beschreibt die Kernelemente einer guten Retrospektive. Als Etappenziele werden Experimente (anderswo: „Maßnahmen“) festgelegt, zu denen jeweils eine Hypothese gehört. Das heißt, zu jeder Idee, die bis zur nächsten Retrospektive verfolgt werden soll, muss VORHER überlegt werden, welche Wirkung diese Idee haben wird. Das wird dann später überprüft. Diese Vorgabe hilft, die Denkleistung anzuregen und Heiße-Luft-Ideen zu vermeiden. Lobenswerterweise gibt es als Empfehlung noch das SMART-Prinzip für Ziele dazu.

Inspirierend ist die Anleitung, wie sich immer mal wieder neue Varianten von Retrospektiven erfinden lassen. Und auch gleich ein paar Beispiele, wie sowas aussehen kann (z. B. die „Orchesterretrospektive“).

Wie der Autor mehrfach betont, ist nicht nur das Betrachten von negativen Dingen wichtig, die es zu verbessern gilt. Besonderes Augenmerk sollte auf Positives gelegt werden, vor allem auf die Stärken des Teams und der Teammitglieder. Denn positive Dinge motivieren. Und auch hier gibt es i. d. R. immer etwas, was man noch besser machen kann. Oder wo man positive Erfahrungen auf andere Bereiche übertragen kann.

Miarka und Kotrba, die einen Beitrag zum lösungsorientierten Ansatz beisteuern, berichten ebenfalls davon, dass ein wirksamer Faktor darin besteht, sich Stärken und Fähigkeiten bewusst zu machen statt auf Fehler und Schwächen. Mit dieser Perspektive macht das Verbessern auch viel mehr Spaß, weil es nicht um böse Defizite geht – oh je, DAS muss ich auch noch lernen. Sondern um Stärken, auf die man stolz sein kann. Stolz ist ein mächtiger Motivator, das wissen alle Eltern und auch Patentanten, die schon einmal kleine Kinder beim Lernen beobachtet haben.

Ein Beispiel hat mir gar nicht gut gefallen. Als Beleg dafür, dass man eine Fotostrecke für die Rekonstruktion eines Ablaufs verwenden kann, nennt der Autor die „Boston Bomber“ von 2013. Okay, das ist ein korrektes Beispiel. Dafür, dass gefühlt in jedem dritten Abschnitt die Mahnung kommt, sich auf Positives zu besinnen, finde ich es nicht gelungen. Da hätte der Autor etwas länger nachdenken und ein anderes Beispiel finden können. Wie wäre es mit etwas aus dem Arbeitsalltag oder aus der Archäologie?

Nach dem Lesen der dritten oder vierten Variante von Retrospektivenmetaphern wurde mir langweilig. Ich hatte das Prinzip verstanden, jetzt kam es mir so vor, als würden nur noch Wörter ausgewechselt (für die mathematisch gebildeten unter uns: Isomorphie). Und dann, Überraschung: Bei der letzten Variante kamen dann doch noch neue Aspekte (und Aktivitäten) zum Vorschein.

Gelungen finde ich die Einführung ins systemische Denken. Für die Zwecke des Buches mehr als ausreichend, sehr gut erklärt. Dazu mit praktischen Instrumenten im Gepäck: Causal-Loop-Diagramme und ihre Verwendung speziell für und in Retrospektiven. Und ähnlich, mit anderer Ausprägung: Current-Reality-Trees für die Darstellung von Abhängigkeiten und den Zusammenhang von ungewollten Effekten und ihren Auslösern.

Im Abschnitt zu den „machtvollen Fragen“ zeigt ein Beispiel deutlich, wie die Art und Formulierung einer Frage das Denken lenken kann. Eindrucksvoll. Und noch etwas, das die Erfahrung des Autors zeigt.

Eine Website zum Buch gibt es mit zusätzlichen Infos, Checklisten und Neuigkeiten:
www.retrospektiveninderpraxis.de

Fazit: Wer ein gutes Team kennt, sollte unbedingt mit Retrospektiven arbeiten – und hier gibt’s den passenden Leitfaden

Themen

• Begriffsklärung
• Phasenmodell
• „Prime Directive“
• Retrospektiven vorbereiten: Material, Zeit, Termine, Essen, Agenda
• Daten sammeln: Mad, Sad, Glad, Afraid
• Einsichten gewinnen: 5 Warums
• ROTI – Return on time invested
• Visual Facilitation
• Intern oder extern?
• Nach der Retro ist vor der Retro
• Experimente und Hypothesen definieren
• Systemische Retrospektiven
• Grenzen des systemischen Denkens
• Komplexitätsdenken
• Martie – das Management-3.0-Modell
• ABIDE-Modell
• Lösungsorientierte Retrospektiven
• Kurzretrospektive
• Zwischen Retrospektiven
• Verteilte Retrospektiven
• Glückskeks-Retrospektive
• Typische Probleme und Fallstricke
• Change Management mit Retrospektiven

Der Autor hat auf der letzten OOP einen lehrreichen und überaus spaßigen Pecha-Kucha-Vortrag gehalten, den ich Euch nicht vorenthalten möchte: http://retrospektiveninderpraxis.de/2014/03/10-dinge-um-deine-retrospektive-erfolgreich-zu-sabotieren-pecha-kucha. Sein eigener Retrospektiven-Blog: www.marcloeffler.eu. Und zum Thema Komplexität und Denken in Komplexitäten hat Jurgen Appelo was auf Slideshare zur Verfügung gestellt:
http://de.slideshare.net/jurgenappelo/complexity-thinking.

Marc Löffler: „Retrospektiven in der Praxis. Veränderungsprozesse in IT-Unternehmen effektiv begleiten“. dpunkt 2014. 29,90 EUR (D) / 30,80 EUR (A). ISBN 978-3-86490-144-7.

Seitenbetreiberin von Retr-O-Mat und Finding Marbles: Corinna Baldauf

 

 

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Maria