Tipps zur Übernahme eines laufenden Projektes
Die Herausforderung
Tipps zur Übernahme eines laufenden Projektes
Die Ausgangssituation: Du bekommst einen neuen Arbeitsplatz und sollst dort die Leitung eines laufenden Projekts übernehmen. Damit das Stiefkind Dich liebgewinnt (und umgekehrt), haben wir die folgenden Tipps zusammen getragen. Dabei sind drei Sichtweisen herausgekommen.
Verschiedene Antworten unterschiedlicher (anonymer, aber vertrauenwürdiger) Fachfrauen haben wir in diesem ausgewertet und zusammengefasst. Aber nicht vergessen: Eigene Erfahrungen muss jede sammeln, auch auf diesem Gebiet. Deshalb: Lesen und auf das konkrete Projekt, die konkrete Stelle, Branche und nicht zuletzt auf die jeweiligen Kollegen und Vorgesetzten übertragen. Und das alles unter Berücksichtigung des eigenen Arbeitsstils. Puh!
Einstieg
Wichtig ist es, den Überblick – fachlich, technisch, organisatorisch, persönlich – zu gewinnen und alle (wirklich alle) Details zu Am besten mit der/dem Vorgänger/in einen Einarbeitungsplan (Ziele, Aufgaben zur Erreichung dieser Ziele) erarbeiten – und auch einhalten!
Kommunikation
Natürlich muss frau erst mal jede Menge zuhören, zugucken und sich einlesen. Also reden mit Vorgänger/innen, Kolleg/innen (inkl. Chef/innen), Kund/innen und wer da sonst noch mit im Projekt drin ist.
Hilfreich ist es, sich die gesamte bisherige verfügbare Projekt-Kommunikation vorzunehmen. Also (Gesprächs-, Meeting-) Protokolle lesen, Emails zum Projekt als Forwards anzufordern, Flurfunk so weit wie möglich aus den Leuten "heraus zu kitzeln".
Unklarheiten sofort nachfragen, wenn der Punkt wichtig ist. Eher Nebensächliches klärt sich vielleicht noch später. Also bitte gern Fragen, aber nicht das Projektteam zu Tode nerven.
Fragen über Fragen
- Worum geht es in diesem Projekt?
- Wer macht was?
- Welche ist das Projekt dokumentiert und wo finde ich alle erforlderlichen Informationen (Dokumente, Emailverteiler etc.)?
Sehr viel einfacher gestaltet sich das Einarbeiten mit Einschätzungen von der/dem Vorgänger/in bzgl. der beteiligten Persönlichkeiten (Vorlieben, Arbeitsweise, Wichtigkeit und so weiter).
(Anmerkung: Als ich diesen Tip gelesen habe, habe ich geglaubt, es sei sehr schwierig, aus meinem Kollegen Wissen über die Kunden herauszubekommen. Es hat sich aber gezeigt, dass das einer der einfachsten Punkt war: Er war sehr froh, sich mal über die Macken der anderen beschweren zu können. Also: Fragen lohnt sich!)
Jetzt zu den eigentlichen Aufgaben
- Was muss frau tun, wenn eine Aufgabe erledigt ist?
- Gibt es Richtlinien, die beachtet werden müssen?
- Programmierrichtlinien
- Dokumentationsrichtlinien
- Design-Dokumente
- Installationsprozedur
- Schnittstellen…
- Musst frau Arbeitsnachweise oder Ähnliches abzeichnen lassen?
- Gibt es Standards und haben sich bisher alle daran gehalten?
- Wo stecken die Fehler im Projekt (es gibt immer welche!)?
Ein nicht unerheblicher Teil der Projektleitung ist auch die Budgetfrage, genauso Personalfragen. Diese Dinge ebenso wie andere eher verwaltungstechnischen Punkte vergisst frau als Informatikerin ganz gern (macht auch nicht immer nur Spaß).
Nur Mut!
Frau braucht keine Hemmungen zu haben!!! (Männer haben oft auch keine Bedenken). Außerdem gibt es Erfahrungen, dass gerade in "männerlastigen" Branchen viele Männer positiv auf eine hinzu kommende Frau reagieren. Also: Sei mutig. Kleine Pannen treten immer mal auf und sind kein langwieriges Problem.
Ein oft unterschätztes Kommunikationsproblem ist: Was ist wirklich das Ziel? Was will der Kunde? Habe ich das genau verstanden – es gibt da wirklich erstaunliche Differenzen – die erst nach einer Weile "Aneinander-Vorbeiredens" überhaupt als solche erkannt werden.
Zeit ist Geld
Fau muss natürlich auch Zeitpläne suchen oder erstellen; klären oder feststellen, welche Schritte das Projekt umfasst und wann frau die erreichen will. Auch das sollte innerhalb des Teams immer wieder abgestimmt werden.
Effektive Meetings dauern nicht länger als 90 Minuten. Pünktlichkeit ist dabei das A und O. Also einfach anfangen, wer zu spät kommt, hat das Nachsehen. Niemals nachfragen, warum jemand zu spät kommt, einfach protokollieren. Das erspart unnötige Diskussionen und Zeitfresser.
Die liebe Kollegen…
Noch eine Anmerkung: Männer verhalten sich unter Umständen ganz schön stereotyp: Sie reden zum Beispiel nur über Bier und Fußball! Sei also darauf vorbereitet – und frau scheue sich nicht, das Thema zu wechseln, das wird evtl. dankbar aufgegriffen.
Go for it!
Gabriele und Maria
von Gabriele und Maria