Richtig priorisieren
„There is no information overload, there is filter failure“: Dieses Zitat von Clay Shirky, das ich im Buch gefunden habe, drückt den Kern des Priorisierungsproblems präzise aus.
Demnach hat nur der oder die Erfolg, die ihre Aufgaben oft genug neu sortiert, bewertet und den Mut hat, Aufgaben ersatzlos zu streichen. Der TaschenGuide stellt Techniken vor, mit denen man im Arbeitsalltag die richtigen Prioritäten setzen kann, Aufgaben effektiver bewältigt und so die Chance hat, zufriedener und entspannter zu werden.
Der Selbsttest zu Beginn ist OK und fasst schon mal Einiges zusammen, was dann im Buch folgt. Ein bisschen Selbsterkenntnis erhöht die Aufmerksamkeit für Empfehlungen ;)
Zwei Abschnitte möchte ich hervorheben:
Der Abschnitt „Priorisieren mit Fragen“ ist ganz nach meinem Geschmack, da ich Fragen als Arbeitsinstrument selbst erfolgreich einsetze und deswegen weiß, wieviel Musik da drin steckt.
Im Abschnitt über Orientierung geben die Autorin und die Autoren den einfachen Hinweis, sich einen Überblick über anstehende Aufgaben (auch Emails!) zu verschaffen, um dann gezielt zu entscheiden, was ansteht und wann. Klingt simpel, hilft aber ungemein, wenn man sich dran hält. Dazu gibt es hier noch eine „Priorisierungsmatrix“ als Darstellungsform und Entscheidungshilfe. Sehr praktisch, da fällt das Ausprobieren leicht.
Ausprobieren: Damit wären wir schon beim Thema Selbstdisziplin und Konsequentbleiben als Voraussetzung für gute Arbeitsplanung. Planung, an die man sich dann auch hält bzw. die man immer wieder aktualisiert. Ein einfaches Beispiel dafür ist, das automatische Benachrichtigen bei Emaileingang auszuschalten. Jaaaaahaaa…. da muss ich mich disziplinieren, mich nicht von potenziell interessanten Nachrichten von meiner eigentlichen, eventuell etwas langweiligen Aufgabe ablenken zu lassen. Hohe Kunst! Stattdessen sieht man sich die Emails zu festen Zeiten an bzw. dann, wenn es passt: Posteingang prüfen, Emails lesen und einordnen. Einordnen könnte dann heißten Sofort bearbeiten, Später antworten, Als Aufgabe eintragen etc. Darüberhinaus kann man gut Regeln (und Spamfilter) nutzen. Vorgeschlagen wird hier, einen „CC-Ordner“ einzurichten, in dem alle Emails landen, die für mich nur „zur Kenntnis“ (also eben CC) sind. Diese lese ich dann später als diejenigen, die direkt an mich gehen.
Passend zu diesen Themen des Selbstmanagements gibt es eine sehr anschauliche Darstellung des gängigen Zeitplanungsprinzips „Mit großen Steinen anfangen“. Ebenfalls anschaulich sind die Grafiken zur Produktivität mit und ohne Unterbrechungen (lieber eins zu Ende machen, als „multigetaskt“). Und wie man geeignete Zeitfenster findet, dazu gibt es im Buch hilfreiche Leitfragen.
Als Hinweis zur Ablage gefiel mir, die Ordnerstruktur möglichst übersichtlich , d. h. einfach zu halten. Bei komplexen Ordnerstrukturen steigt die Gefahr, dass sich Inhalte nicht eindeutig zuordnen lassen. Und Richtung Übersichtlichkeit geht auch der Tipp, seine immer wiederkehrenden Netzrecherchen zu vereinfachen: www.netvibes.com. Da kann man sich verschiedene Websites mit ihrem aktuellen Inhalt zusammengestellt anzeigen lassen.
Insgesamt ist das Buch State-of-the-Art: Personal Kanban ist ebenfalls kurz erklärt und die aktuellen Anleitungen für die derzeit gängigste Outlookversion sind kurz und verständlich gehalten. Einziger Minuspunkt: Ein Literatur- oder Quellenverzeichnis fehlt.
Fazit: Das behalte ich und geb es in meinen Kursen als Empfehlung!
Themen
- Selbstmanagement
- Priorisieren wird immer wichtiger
- Effektivität versus Effizienz
- Prioritäten unterscheiden
- Werte: Grundlagen unseres Handelns und Denkens
- Ziele: Wohin wollen Sie?
- Beruf und Privatleben in Balance
- fremd-/selbstbestimmt: Einflussbereiche
- Todos und eigenes Todo-System
- Kanban
- Intuitiv priorisieren
- 1-2-3-Methode
- Eisenhower Matrix
- Pareto-Prinzip
- Priorisieren mit Fragen
- In den Alltag integrieren
- Orientierungsphase
- Prioritäten einplanen
- Prioritäten einhalten
- Schwierige Situationen
- Strategien gegen Informationsüberfluss
- Outlook & Co.
- Zeitfresser Internet
- Social Networks
- Smartphones
Hailka Proske, Johannes Friedrich Reichert und Eva Reiff: „Richtig priorisieren. Taschenguide“. Haufe 2014. 6,95 EUR. ISBN 978-3-648-04223-6.
Maria