Kleines Selbstzeitmanagement

Zeitmanagement – Effektive Methoden für die Praxis

Motivierend fand ich den Hinweis zum Lernen: Wieviel Gelerntes wir nach welcher Zeitspanne vergessen haben werden, wenn wir es nicht anwenden. Das rundet das Einführungskapitel gekonnt ab : -)

Für mich gibt es hier zwar nicht sooooo viel Neues, das aber sehr klar und oft überraschend überzeugend vorgestellt. Zum Beispiel die Varianten bewährter Methoden, etwa bei der Methode ALPEN: Die Methode der weisen ALTEN. Da hat jemand mitgedacht und Altbewährtes ein bisschen, aber sehr effektiv verbessert. Oder ein praktischer Tipp für gängige Mailprogramme: Wie man die Betreffzeile um eine eigene Kennzeichnung ergänzt.

Fundiert ist das Ganze auch. Als Basis dienen die Ergebnisse aus Studien. Dort wurde z. B. festgestellt, wie sich Konzentration und Ermüdung beim Erledigen von Aufgaben über die Zeit hin verändern. Darauf basiert die Empfehlung für die Einteilung in bestimmte feste Zeitblöcke.

Sehr detailliert und hilfreich ist die Anleitung, wie man das Tagesgeschäft in die Aufgabenplanung einbezieht. Obendrauf gibt es die Erklärung, wie Leistung und Störungen zusammenhängen. Als Konsequenz zeigt der Autor schließlich Auswirkungen von Störungen nicht nur auf einzelne Aufgaben, sondern auf das ganze Unternehmen. Gelungen finde ich auch die Unterscheidung zwischen „Fremdstörung“ und „Eigenstörung“ – das habe ich so noch nicht in einem Buch gesehen. Stimmt aber. Man steht sich oft genug selbst im Weg. Einen pfiffigen Tipp zum Thema Störung, zu dem man nur 1 farbiges DIN-A4-Blatt benötigt, verrate ich hier nicht, lest es selbst nach…

Und zum Schluss freu ich mich, dass ich auch noch etwas mehr gelernt habe: Für Raser gibt’s in China Zeitstrafen statt Geldstrafen, z. B. eine Weile am Straßenrand warten müssen. Prima Idee! Danke fürs Weitersagen, lieber Autor.

Fazit: Eins der besten Bücher zum Zeitmanagement, das ich kenne

Themen

• Mehr Zeit durch Zeitmanagement
• Zeitmanagement in fünf Generationen
• Situationsanalyse
• Zeitmanagement = Prioritätenmanagement = Selbstmanagement
• Pareto-Prinzip
• ABC-Analyse
• Arbeitspraxis: Der zweite Papierkorb
• Im Laufe des Arbeitstages
• Leistungskurve
• Emails bearbeiten
• Die Methode der „weisen ALTEN“ bzw. ALPEN-Methode
• Schriftlich Arbeiten
• Priorisieren mit W-Fragen
• Ermüdungskurve bei hochkonzentriertem Arbeiten
• Im Stundentakt planen
• Relevanz von Pausen
• Tagesgeschäft und Pufferzeiten
• Sägeblatteffekt bei Störungen und Unterbrechungen
• Kalenderplanung und Arbeitsblöcke
• Steine-Sand-Prinzip
• Fragen stellen
• Reflektieren und abschalten
• Aufschieberitis bekämpfen
• Zeitdiebe
• Analyse und Lösungsideen
• Rationelles Telefonieren
• Nein sagen
• Vorsätze, Wünsche und erreichbare Ziele
• SMART formulieren
• Salami-Taktik
• 3-Schritte-Regel
• Zielkonfliktmatrix
• Work-Life-Balance und Supermann
• Wollen Sie wirklich mehr Zeit für sich?
• Transfer in den Alltag

Marco Mencke: „Training kompakt. Zeitmanagement – Effektive Methoden für die Praxis“. Cornelsen 2012. 9,95 EUR. ISBN 978-3-589-24243-6

30-Minuten-Reihe zu Selbstorganisation und Zeitmanagement

Selbstorganisation

Was macht man dagegen, dass man abends mit dem Gefühl nach Hause kommt, nichts von dem erledigt zu haben, was man gern erledigt hätte? Dieses Buch stellt fünf Prinzipien der Selbstorganisation vor. Worum geht’s? Beispielsweise darum, wie man die Erfolgsbremse Perfektionismus ausschaltet, wie man Besprechungen effizienter organisieren kann oder wie ein übersichtlicher Zeitplan entsteht.

Besonders gut hat mir hier gefallen, wie Wichtigkeit und Dringlichkeit gegenübergestellt sind. Mit der klaren Aussage, die Wichtigkeit höher zu bewerten. Zur Kategorie Wichtigkeit gehören Attribute wie Erfolg, Effektivität, Vision; zur Dringlichkeit Attribute wie Zeit, Termin, Effizienz, Aktionismus. Trotz allem gibt es natürlich auch Dringliches, das zu tun ist. Oft jedoch ist ein kurzes Innehalten und bewusstes Prioritätensetzen sinnvoller. Auch dazu gibt es hier einen recht ausführlichen Abschnitt.

Den Blick zu weiten, darauf läuft auch die Empfehlung hinaus, den Fokus statt auf Tages- auf eine Wochenplanung zu legen. Denn dadurch verschiebt sich die Orientierung weg von der Dringlichkeit des einzelnen Tages hin zur Wichtigkeit, „ohne das Tagesgeschäft zu ignorieren“. Das will ich ausprobieren – auch als Werkzeug zur Zusammenarbeit.

Die Tipps zu Besprechungen sind im Großen und Ganzen gut und richtig, mitunter aber zu bürokratisch, z. B. „schriftliche Einladungen zu internen Besprechungen sollten mindestens zwei Wochen vorher abgeschickt werden“. Das hängt dann doch sehr von Anlass, Teilnehmerkreis und notwendiger Dauer ab. Bei einem vorgestellten Instrument, dem „Super-Buch“ (dieser Bindestrich…), kann ich mir noch nicht ganz konkret vorstellen, wie es funktioniert. Ich hab anhand der Beschreibung nicht  verstanden, warum ich mich darin bei 100 bis 150 Seiten nicht verlieren würde… Aufgaben, Telefonnummern, Termine soll ich darin notieren, z. B. aus den Papierstapeln vom Büroschreibtisch. In einer Aufräumaktion sollen diese dann in Form von Notizen im Superbuch landen. So dass das Buch zur Planung der nächsten Arbeitsaufgaben dienen kann. Für die nächste Tagesplanung kurz vor Feierabend etwa. Tja. Aber wie ordne ich das Buch? Schließlich hab ich da keine Volltextsuche. Und dann würde ich gern zu einem Punkt noch etwas ergänzen, es ist aber kein Platz mehr auf der Seite. Okay, okay, ich hab so eine Ahnung, was damit gemeint ist. Nur ist mir die Erklärung eben zu vage.

Schließlich noch zwei Kritikpunkte. Das tut der Rechtschreiberin in mir weh: Die Autoren zeigen wenig Gefühl für Orthografie, z. B. „Schriftlichkeits-Prinzip“. Das ist EIN Wort, und es braucht sicher keinen Bindestrich in der Mitte. Und das tut der wissenschaftlich geprägten Seele in mir weh: Das Literaturverzeichnis enthält bis auf ein einziges Buch nur solche Titel, bei denen Herr Seiwert (Co-)Autor ist. Pfffft… das ist mir zuviel Selbstbeweihräucherung. Beim nächsten Buch – Zeitmanagement für Chaoten – ist das Bild ähnlich. Och nö.

Fazit: Ein paar gute Tipps, teils zu einseitig nach dem Motto „mach’s nach Schema F, dann geht’s garantiert“

Themen

• Erledigen statt Aufschieben
• Gut-statt-perfekt-Prinzip
• Perfektionismusfallen
• Prioritäten setzen und planen
• Dringend oder wichtig?
• VDN-Prinzip: Vorbereiten, Durchführen, Nachbereiten
• Schriftlichkeitsprinzip
• Übersicht herstellen
• Systematisch planen
• Notizen organisieren

Detlef Koenig, Susanne Roth und Lothar Seiwert: „Selbstorganisation. In 30 Minuten wissen Sie mehr“. Gabal 2012. 8,90- EUR (D) / 9,20 EUR (A). ISBN 978-3-86936-300-4.

Zeitmanagement für Chaoten

Ein relativ ausführlicher Start mit den Kapiteln 1 und 2 führt in die Grundlagen ein: Ordnung, Chaos und wie das Gehirn damit umgeht. Netterweise empfiehlt das Vorwort ausdrücklich, dass Jede und Jeder sich dort zuerst einliest, wo sie oder ihn das Thema besonders interessiert. Schon dabei wird also der Zielgruppe Rechnung getragen.

Eine Kerntechnik, die im Buch empfohlen wird, ist das Mindmapping. MindMaps wurden von Tony Buzan ausgedacht, sein Buch darüber ist bereits in der Zeitung beschrieben: „Minis für große Themen„.

Neben ihrer Verwendung in MindMaps finden Bilder, Symbole, Farben weiteren Einsatz. Das dient dem Zweck, Zeit so zu managen, wie es im klassischen Zeitmanagement nicht vorkommt. Insbesondere die Farben können als Orientierungshilfe dem „Chaoten“ – also Menschen, die weniger logisch und systematisch vorgehen – einen Zugang zum planvollen Vorgehen erleichtern. Ein Farbschema zu nutzen zwingt nebenbei dazu, sich beim Kategorisieren auf Weniges zu beschränken. Denn oft merkt man schnell, dass mehr als drei, vier, fünf Farben das Chaos, nicht die Übersicht größer machen. Einer der Tricks, sich aufs Wesentliche zu konzentrieren.

Wie im klassischen Zeitmanagement geht es im Kern auch hier ums Priorisieren.  Schließlich kommt noch ein wichtiger Aspekt zur Sprache: Dass Spaß, Freude und Erfolge feiern als wesentliche Motivatoren dienen. Die MindMaps aus diesem Buch sind auch online zu finden, dort ergänzt um weitere Details. Es lohnt sich also, auch dort weiter zu stöbern.

Fazit: Das Wichtigste steht drin, MindMaps als gute Alternative für „Anti-Systematiker“

Themen

• Test: Bin ich ein Chaot?
• MindMaps
• Ordnung und Chaos
• Zeitmanagement und Persönlichkeit
• Schwächen des klassischen Zeitmanagements
• Wie das Gehirn arbeitet
• Überblick gewinnen und erhalten
• Selbstmanagement
• Priorisieren: Die wichtigsten Dinge zuerst
• Weniger Hektik mit individueller Planung
• Mehr Freiräume schaffen
• Nein-Sagen
• Tun und loslegen
• Spaß haben und Erfolge genießen

Lothar Seiwert, Horst Müller und Anette Labaek: „Zeitmanagement für Chaoten. In 30 Minuten wissen Sie mehr“. Gabal 2012. 8,90 EUR (D) / 9,20 EUR (A). ISBN 978-3-86936-379-0.

Haufe Taschenguides zu Selbstorganisation und Zeitmanagement

Gemeinsamer Teil: Zeitmanagement
Die Inhalte der beiden Taschenguides überschneiden sich beim Thema Zeitmanagement. Deswegen schiebe ich hier eine Einschätzung dieses Teils ein. Da geht es darum, welche Zeitmanagementtypen es gibt und wie man Gewohnheiten ändert. Denn ohne eine Verhaltensänderung ändert sich auch das Problem mit der Zeit nicht. Wie auch? Ein gängiges Ziel beim Zeitmanagement ist, Stress zu reduzieren. Dazu formuliert man Ziele und plant, um den Tag produktiver zu nutzen.

Diese TaschenGuides liefern dazu einen Werkzeugkasten. Der Abschnitt über Ziele ist sehr gut, umfassend und dabei nicht zu lang. Prägnant formuliert, unterfüttern die Autoren die Relevanz dieses Punktes mit Beispielen.

Abzüge gibt es für die bloße und kommentarlose Aneinanderreihung der beiden Teilbücher: Es gibt auch im Selbstmanagementteil ein Zeitmanagementkapitel, das könnte man besser zusammenführen. Und dann reicht ein Verweis in einem Teil auf den anderen. Auch das Eisenhower-Prinzip taucht doppelt auf. Also bitte, entweder gleich als Doppelband deklarieren oder einen vernünftigen Merge machen.

Überzeugend dagegen ist, dass die Autoren mal eine Umfrage gemacht haben, wie lange Tagesplanung so dauert. Das Ergebnis ist verblüffend und spricht deutlich dafür, sich die paar Minuten Zeit zu nehmen (nicht mal ’ne Viertelstunde!), um sich das Planen wirklich mal anzugewöhnen. Sobald es Gewohnheit ist, macht es sogar Spaß, wie ich aus eigener Erfahrung weiß.

Ein Helferlein ist das Kieselprinzip: Schlau, aber lest selbst, ich will hier nicht zuviel verraten… Ein seltener, aber guter Hinweis ist die Darstellung der Tagesstörkurve. Diese sollte man in der Planung ebenfalls berücksichtigen, nicht nur die eigene Leistungskurve. Ein Lesezeichen an anderer Stelle konnte ich mir nicht verkneifen, und zwar darauf, wie man die Woche schlau und mit hoher Umsetzungswahrscheinlichkeit plant.

Fazit: Fundierte Tipps

Themen Zeitmanagement

• Effektives Zeitmanagement
• Das eigene Zeitverhalten
• Ziele
• Wesentliches erkennen
• Prioritäten setzen
• Nein sagen
• Aufgaben und Zeit planen
• Zeit gewinnen
• Zeitbedarf und Zeitbudget ermitteln
• Tagesplanung und Wochenplanung
• Arbeiten mit Checklisten
• Zeitplanbücher und Smartphones
• Zeitfresser
• Meetings und Telefonate
• Delegieren
• Schreibtisch ordnen
• E-Mail-Flut

Selbstorganisation – mit Zeitmanagement

Dieser Guide startet mit einer  Standortanalyse im Teil Selbstmanagement. Denn wer bewusst Verantwortung für die berufliche Laufbahn übernehmen will, muss zunächst einmal wissen, wo sie oder er überhaupt steht. Einige bewährte Instrumente helfen bei der Analyse, die Lust-Frust-Bilanz oder wie man die eigene Kompetenz beurteilt. Dann setze ich noch ein Lesezeichen, diesmal zur Anleitung, wie man zu einem dauerhaft aufgeräumten Schreibtisch kommt. Kleine Werkzeuge, z. B. das ZIEL-Schema (Zweck, Inhalt, Ergebnis und Länge) als Hilfe bei der Zielformulierung, sind schnell verstanden und sofort einsatzbereit.

Der Fokus im Teil Selbstorganisation ist ganz klar das berufliche Umfeld mit Hinblick auf die eigene Karriere. Natürlich kann man nichtsdestotrotz Einiges auch für das private Leben nutzen. Die Übungen sind einfach und werden von anschaulichen Beispiele begleitet. Das Ganze ist kurz und gut erklärt, u. a. die Stärken-Schwächen-Analyse und die Leistungsbilanz.

Überrascht haben mich seltsame Rechtschreibfehler, z. B. „Da rüber hinaus“ oder „in Augen schein zu nehmen“. Hoppla. Teilweise kommen mir die Abschnittüberschriften unüberlegt vor, z. B. „Wozu Lampenfieber abbauen?“ Äh, weil es stört. Besser: „Wie reduziere ich Lampenfieber?“ Das ist doch das, was interessiert. Das Wozu ist klar.

Und was die Empfehlungen an sich angeht: Beim Arbeitsprotokoll soll ich im 5-Min-Raster notieren, was ich am Arbeitstag mache. Das halte ich für zu kleinteilig skaliert, denn als Einsatzbereich stehen hier heiße Stressphasen im Fokus. Vor allem frage ich mich, ob die Kategorien so sinnig sind, die man da notieren soll: Plaudern, Chef, Verkaufen, Unterbrechung, Beziehungsarbeit… Dieses Instrument könnte man sicher leicht verbessern.

Als Hauptgrund für Stress wird mangelhafte Planung und schlechte Disziplin verkauft. Hm. Diese Definition ist doch etwas einseitig. Da fragen die Autoren z. B. „Wozu Stressmanagement?“ und empfehlen dann: „Gespräche vorbereiten, d. h. wer gut plant, beugt Stress vor“. Hilft in einigen Fällen sicher, greift aber sehr kurz. Gottseidank ist im zweiten Teil nochmal eine erweiterte Sicht auf das Thema Stress zu finden.

Überzeugender ist da der „Selbsttest Leistungsfresser“. Daraus ergibt sich ein guter Überblick über typische Leistungsfresser. Das sind vor allem, aber nicht nur, die Zeitfresser. Besonders beeindruckend finde ich die Kurve, die darstellt, wie Unterbrechungen die Gesamtleistung empfindlich reduzieren.

Noch ein Lob für einen prima Tipp zum Umgang mit Emails: Direkt beim ersten Lesen entscheiden, was mit der Mail passiert: Löschen, ablegen, weiterleiten oder Termin zur Bearbeitung festlegen (also z. B. Aufgabe anlegen oder Kontaktdaten eintragen). Funktioniert in der alten Analogwelt auch – ich räume Sachen, die ich in die Hand nehme, möglichst direkt an den richtigen Ort.

Fazit: Nützlich und kompakt

Themen Selbstmanagement

• Standort bestimmen
• Lust-Frust-Bilanz
• Bisheige Leistungen
• Stärken- und Schwächenanalyse
• Kompetenzen erkennen und bewerten
• Ziele statt unwichtige Aufgaben erledigen
• Ziele finden
• Ziele formulieren
• Ziele realisieren mittels Aktivitätenliste
• Veränderungsprozesse und ihr Verlauf – die Prozesskurve
• Eisenhower-Prinzip
• Arbeitsprotokoll
• A-, B-, C-Aufgaben und ABC-Analyse
• Planen mit ALPEN
• Effektiv mit anderen zusammenarbeiten
• Gespräche vorbereiten
• Telefonkonferenzen
• E-Mails zu Hause und im Beruf
• Präsentieren und vortragen
• Sicher auftreten vor einer Gruppe
• Arbeitsplatz organisieren
• Ablagesystem nach Maß

Anita Bischof, Klaus Bischof, Jörg Knoblauch und Holger Wöltje: „Selbstorganisation. Taschenguide – Einfach – Praktisch“. Haufe 2012. 8,95 EUR. ISBN 978-3-648-02935-0.

Zeitmanagement – mit Trainingsteil

Wer kennt das nicht, der Zeit hinterherrennen, von einem Termin zum nächsten zu hetzen, nie Zeit für das finden, was man schon immer einmal machen wollte? Buhää. Dann ist die Zeit reif für Zeitmanagementtechniken. Der TaschenGuide ergänzt diese um weitere Hilfsmittel, die die Planung erleichtern. Übungen und Checklisten runden das Büchlein ab. Die Autoren verschweigen dabei nicht, dass auch etwas Disziplin vonnöten ist.

Hauptsächlich arbeiten sie in den Übungen mit Leitfragen, die es zu beantworten gilt, und mit Tabellen, die auszufüllen sind. Zu jeder Übung gibt es einen kurzen Theorieteil.

Eine gute Hilfestellung sind die Lösungsbeispiele aus verschiedenen beruflichen Bereichen. Damit lassen sich die Übungen und die angesprochenen Aspekte besser verstehen. Die verschiedenen Perspektiven und Situationsbeschreibungen vertiefen den Lerneffekt. Ganz praktisch gibt es z. B. auch eine Vorlage für die Tagesplanung. Das kann man erstmal ausprobieren – und überlegen, ob und wie man die Vorlage individuell für den eigenen Bedarf anpasst.

Ein kurzer, aber besonders hilfreicher Abschnitt zum Thema Delegieren erklärt nicht nur, wie das Delegieren auf verständliche Art und Weise geht, sondern nennt auch den Zusammenhang von Delegieren und Mut. Was wieder einmal zeigt, dass Methoden und Vorlagen nicht alles sind. Es geht immer auch um Menschen.

Fazit: Vielseitig und praktisch

Themen Trainingsteil

• Relevanz von Zielen
• Ziele formulieren
• Prioritäten
• Reibungsverluste verringern
• Störungen reduzieren
• Aufschieben beenden
• Mit Druck umgehen
• Rollen bewusst machen
• Zeit für Privates
• Leistungskurven
• Wie Checklisten entlasten
• Telefonieren
• Besprechungen
• Delegieren lernen
• Lesen und Lernen
• Schreibtisch leeren
• Gelassenheit
• Hilfe annehmen: Mentoring
• Verantwortung übernehmen
• P.R.O. – Potenziale, Richtung, offensiv umsetzen

Jörg Knoblauch, Holger Wöltje, Marcus B. Hausner, Martin Kimmich und Siegfried Lachmann: „Zeitmanagement. Taschenguide – Einfach – Praktisch“. Haufe 2012. 8,95 EUR. ISBN 978-3-648-02724-0.

Großes Gesamtfazit

Tja…

Meine abschließende Empfehlung ist, den Cornelsentitel und einen der Taschenguides anzusehen.

 Maria